Integración con Exact Online
Uno de los puntos que Romass tuvo que implementar fue la integración de su sistema ERP de Exact Online con los servicios de campo de Wello Solutions. La información, como clientes, contactos, piezas y precios se gestionan en Exact. Órdenes de trabajo, planificación y ejecución de servicios de campo se realizan en los servicios de campo de Wello Solutions. Al enlazar ambas aplicaciones usando el conector nativo de Wello Solutions, el proceso completo llevó menos de dos minutos. Desde la primera orden de trabajo hasta la factura final, la integración está perfectamente regulada y automatizada.
“Esto nos ahorra una gran cantidad de trabajo y nos permite la posibilidad de ofrecer un servicio mejor y más transparente a nuestros clientes”, Dice Maikel. Los técnicos de Romass registran ahora todo con la aplicación de servicios de campo de Wello Solutions. Tan pronto como el cliente firma en la tablet del técnico, los detalles se envían inmediatamente a Exact, listos para la facturación. “Todo el mundo está contento y hemos ahorrado mucho tiempo”, dice Brouwer.
¿Falta una pieza de repuesto? ¡No hay problema!
A veces, los técnicos están realizando el trabajo cuando se dan cuenta de que una instalación o reparación no puede realizarse sin piezas adicionales que no tienen a mano. Hasta ahora, el lío administrativo necesario para solucionar esta situación implicaba llamadas telefónicas, correos electrónicos y una gran cantidad de papeleo entre el técnico, el cliente y el personal de la oficina, que finalmente contactaba con el proveedor.
Retrasos innecesarios, pedidos incorrectos y detalles importantes que se olvidaban a la hora de realizar la factura eran parte del proceso. Pero todo esto ha cambiado. Gracias a la aplicación de servicios de campo de Wello Solutions, los técnicos pueden realizar ahora pedidos directos relacionados con sus trabajos y clientes. Todos los detalles se proporcionan con precisión y están disponibles de manera inmediata para la contabilidad y el servicio interno.
Comunicación para una mayor confianza
“Wello Solutions también nos permite comunicarnos automáticamente con nuestros clientes casi en tiempo real”. Basado en activadores de servicios específicos, los clientes reciben correos electrónicos de confirmación automática de actividades, citas e informes de servicios aprobados. “Parece un detalle sin importancia, pero en la relación con el cliente, genera confianza”, explica Brouwer.
Desde la puesta en marcha hasta la primera factura en tan solo dos semanas
Cuando ROMASS se unió a Wello Solutions, se inscribieron también en algunas sesiones de formación. Tras una sesión inicial en la que el equipo estuvo configurando la aplicación según la necesidades de ROMASS, la práctica empezó.
“Nos los tomamos con calma, la aplicación es sumamente fácil de usar. No obstante, como era una nueva forma de trabajar para muchos de nuestros técnicos, me pareció importante que hubiera una formación en el segundo paso. A los técnicos les gusta trabajar ahora con la aplicación en sus tablets. Gracias a la formación y el enlace al servicio de asistencia de Wello Solutions, se han familiarizado muy rápido con la aplicación. Todo estaba listo y funcionando en dos semanas, incluida la formación. Y eso es simplemente increíble para una aplicación que ha tenido un impacto tan grande en nuestras actividades.”
